合同歸檔管理制度是管理一家公司的必須制度之一。但是許多新晉人士對(duì)此卻不依為然，沒(méi)有看到該制度的重要性。良好的合同文檔管理制度可以有效的管理公司合同。以下，通過(guò)本文講述合同歸檔管理制度的主要內(nèi)容以及合同歸檔管理制度對(duì)公司的重要性。

一、合同歸檔管理制度的主要內(nèi)容

1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。

2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組**相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

7、合同文檔必須專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。

二、合同歸檔管理制度的必要性

1、增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

在項(xiàng)目管理中，沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)的合同是絕對(duì)沒(méi)有的。過(guò)去，企業(yè)在合同談判和簽訂中，由于合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，而對(duì)合同條款分析、審核不嚴(yán)，掉入一些合同陷阱，給企業(yè)造成了難以挽回的損失。為此，必須增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

2、增強(qiáng)全員合同管理意識(shí)

在施工過(guò)程中，只有加強(qiáng)合同管理，增強(qiáng)全員的合同管理意識(shí)，才會(huì)成功和達(dá)到預(yù)期的目的。為此，可以從以下幾方面去加強(qiáng)合同管理：

①
要使合同成為保護(hù)企業(yè)利益的有利武器，就必須簽訂一份成功的合同。否則，無(wú)論與施工企業(yè)、監(jiān)理工程師的相互關(guān)系處理得怎樣融洽，無(wú)論要求多么合情合理，只要是合同條款未明確規(guī)定的，都會(huì)遭到相關(guān)方的拒絕。

②　強(qiáng)化合同管理，建立以合同管理為核心的管理機(jī)制，理順各方關(guān)系，形成有機(jī)運(yùn)行體系。在項(xiàng)目施工中，注重強(qiáng)化合同管理意識(shí)，認(rèn)真研究、理解、運(yùn)用合同條款，收集和整理各種施工原始資料及數(shù)據(jù)，做好索賠工作。

③
注重項(xiàng)目實(shí)施階段合同的交底。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)，因此，公司、項(xiàng)目部全體成員必須首先熟悉合同的全部?jī)?nèi)容，并對(duì)合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí)，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨?lái)工作上的失誤。

3、增強(qiáng)合同履約過(guò)程控制意識(shí)

①抓好合同臺(tái)賬管理工作。合同臺(tái)賬管理，是合同管理中一項(xiàng)重要工作。搞好合同臺(tái)賬管理，既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對(duì)合同管理的實(shí)施和評(píng)價(jià)有著十分重要的意義。

②抓好履約檢查環(huán)節(jié)。履約檢查，是事前或事中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和疏漏的較早辦法。只有在合同履約過(guò)程中定期檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策，從而將風(fēng)險(xiǎn)損失程度降到最小，將收益做得最大。為此，合同管理人員必須經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)對(duì)合同履約和管理情況進(jìn)行針對(duì)性的檢查，通過(guò)檢查反映出合同履約中的一般性問(wèn)題，顯示出妨礙合同履行的重大問(wèn)題，以及產(chǎn)生爭(zhēng)議或出現(xiàn)***的現(xiàn)象或隱患等，提出解決的辦法或提出解決的請(qǐng)求，通過(guò)整改使合同順利履約得到落實(shí)。

③ 抓好甲供合同的管理

4、提高合同管理人員的素質(zhì)

一切管理工作的實(shí)施是以人為本的，工程合同管理沒(méi)有合同管理人員和全員的參與、主動(dòng)配合就無(wú)從談起，合同管理人員能動(dòng)性的發(fā)揮和素質(zhì)的高低極大地制約著合同管理的績(jī)效。

以上就合同歸檔管理制度的主要內(nèi)容以及合同歸檔管理制度的必要性做了簡(jiǎn)要解釋。當(dāng)然，擁有完善的合同歸檔管理制度的優(yōu)勢(shì)還不僅僅如此?？梢允沟霉ぷ餍时对觥Ｈ绻麑?duì)合同歸檔管理制度還有其他疑問(wèn)，更多相關(guān)問(wèn)題您可以咨詢(xún)洛陽(yáng)律師。